Wie lange Steuerunterlagen aufheben?

Selbstständige und Freiberufler müssen eine Steuererklärung abgeben, während das für Angestellte freiwillig ist. Im folgenden Ratgeber erfährst du, welche Unterlagen du wie lange aufbewahren musst. Es kann immer wieder vorkommen, dass das Finanzamt bestimmte Dokumente von dir sehen möchte, um diese zu überprüfen. Um dabei keine Probleme zu bekommen und alle Posten passend belegen zu können, bewahrst Du die Unterlagen über den geforderten Zeitraum gut sortiert auf, um sie jederzeit schnell griffbereit zu haben.

Bei Selbstständigen oder auch Gewerbetreibenden ist gesetzlich klar geregelt, wie es um die Aufbewahrungsfristen bestellt ist. Wenn du zu diesen Personengruppen gehörst, musst du alle wichtigen Unterlagen sechs bis zehn Jahre aufbewahren. Anders sieht es bei Privatpersonen aus. Denn diese unterliegen keinen Aufbewahrungsfristen. Dennoch solltest du, auch wenn du angestellt bist, die steuerlich wichtigen Unterlagen und Dokumente sicher lagern und nicht direkt nach der Steuererklärung wegschmeißen.

Auch den Steuerbescheid selbst solltest du eine gewisse Zeit aufbewahren, um dabei auf der sicheren Seite zu sein. Bis zu zehn Jahre nach der Abgabe vom Finanzamt sollten die Unterlagen noch eingesehen werden können. Das kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn vermutet wird, dass du Steuern hinterzogen hast. Doch auch für dich selbst ist der Steuerbescheid ein sehr wichtiges Dokument, wenn du zum Beispiel Elterngeld oder auch einen Kredit für dein neues Auto beantragen willst. Hefte ihn daher gut ab oder speichere ihn auf deinem Computer in einem separaten Ordner.

Wenn du noch kein Online-Banking machst und dementsprechend die Kontoauszüge in einer Filiale deiner Bank am Automaten ziehst, solltest du diese immer mindestens vier Jahre lang aufbewahren. In dieser Zeit kann das Finanzamt verlangen, sie einzusehen und bestimmte Posten zu kontrollieren, wie zum Beispiel die Werbungskosten, die Sonderausgaben sowie auch die sogenannten außergewöhnlichen Belastungen. Darüber hinaus kannst du nachweisen, dass du regelmäßig für deinen Internetvertrag oder auch Dein Geschäftstelefon bezahlst.

Doch auch wenn du deine Kontoauszüge einmal verlierst oder voreilig weggeworfen hast, ist dies in der Regel kein Problem. Denn die Bank speichert diese und kann sie dir in den meisten Fällen noch einmal ausdrucken. Dabei kann es aber sein, dass du eine geringe Gebühr bezahlen musst.

Neben den bereits genannten Unterlagen musst du noch einige weitere Dokumente aufbewahren.

Bei allen Versicherungs- und Bank-Dokumenten müssen Privatpersonen keine Aufbewahrungspflicht einhalten. Dennoch ergibt es immer Sinn, diese so lange aufzuheben, wie zum Beispiel ein Kredit läuft. Bewahre daher den Versicherungsschein, die Verträge sowie auch die Versicherungsbedingungen immer gut auf.

Wenn bei dir Handwerker etwas repariert haben, hebst du die Rechnung als Privatperson mindestens zwei Jahre auf. Denn so kannst du nachweisen, dass diese nicht schwarz gearbeitet haben. Sollte es sich dabei um Dienstleistungen mit einer Gewährleistungspflicht handeln, archivierst du die Dokumente am besten sogar fünf Jahre. Dazu gehören zum Beispiel:

• Reparaturen
• Reinigungsarbeiten
• Renovierungsarbeiten und
• sogenannte Bauleistungen

Urkunden Einige Urkunden sind sehr wichtig, sodass du sie niemals wegwerfen solltest. Das gilt auch für den Fall, dass es keine Aufbewahrungspflicht gibt. So archivierst du diese Dokumente sicher und am besten ein Leben lang:

• Geburtsurkunde
• Ausweis
• Heiratsurkunde
• Sterbeurkunde von Angehörigen
• Testament
• Abschlusszeugnisse
• Reisepass
• Erbschein
• Sozialversicherungsnachweis
• Rentennachweis
• Scheidungsbeschluss

Die Geburtsurkunde Die Geburtsurkunde ist ein sehr wichtiges Dokument. Mit ihr kannst du deinen Vornamen, dein Geburtsdatum und auch deinen Geburtsort belegen. Darüber hinaus sind dort auch die Namen deiner Eltern vermerkt. Unter anderem brauchst du die Geburtsurkunde für deinen ersten Ausweis, wenn du heiraten willst und auch wenn du einen Renten-Antrag stellst. Solltest du das Dokument einmal verlieren, kannst du es in der Regel bei dem Standesamt deines Geburtsortes erneut beantragen.

Schulzeugnisse Deine Schulzeugnisse und insbesondere deine Abschlusszeugnisse solltest du ein Leben lang aufbewahren. Denn wenn du zum Beispiel ein Studium beginnen willst, musst du dein Abi-Zeugnis vorlegen. Und auch für Ausbildungsplätze und generell Bewerbungen werden häufig gleich mehrere dieser Dokumente eingefordert. Allerdings brauchst du diese nicht im Original einreichen. Meistens reicht eine beglaubigte Kopie. Solltest du ein Zeugnis einmal verlieren, kannst du es in der Regel bei der zuständigen Schule nochmals erhalten. Beachte dabei aber immer, dass dieser Vorgang häufig drei bis vier Wochen dauert und du dafür bis zu 20 € bezahlen musst. Die Schulen sind dazu verpflichtet, alle Abgangszeugnisse mindestens 50 Jahre lang zu archivieren.

Heiratsurkunde Auch deine Heiratsurkunde solltest du ein Leben lang aufbewahren. Im Idealfall archivierst du sie im Familienstammbuch, das euch am Tag der Eheschließung überreicht wird. Das Stammbuch wird unter anderem dann benötigt, wenn du heiraten willst oder einen neuen Familiennamen annimmst. Auch wenn du bei deinem Chef Sonderurlaub für die Hochzeit beantragen oder aber die Steuerklasse wechseln willst, brauchst du das Stammbuch. Auch die Heiratsurkunde kannst du bei deinem Standesamt neu beantragen, wenn du sie einmal verloren hast. In der Regel wird sie 80 Jahre dort gespeichert.

Fazit zu: Wie lange Steuerunterlagen aufheben? Neben den bereits genannten Urkunden solltest du auch deinen Scheidungsbeschluss möglichst lange aufbewahren. Denn mit diesem kannst du deinen Namen ändern, erneut heiraten oder auch bestimmte Konten umschreiben lassen. Wenn du den Scheidungsbeschluss einmal verlierst, kannst du ihn entweder beim Amtsgericht oder beim Familienbericht neu beantragen. Allerdings dauert dieser Vorgang in der Regel drei bis sechs Monate und Du musst dafür ungefähr 30 € bezahlen.

Um immer auf der sicheren Seite zu sein, solltest du alle in dem Artikel erwähnten Dokumente und Unterlagen so lange wie möglich sowie auch sicher und griffbereit aufbewahren.